Independientemente del sector al que pertenezcan las empresas, estas siempre deben tener un área de oficinas que cuente con equipo y mobiliario adecuado para funcionar. Para adquirir el equipamiento de este espacio es esencial contar con un proveedor empresarial de confianza que ofrezca facilidades para comprar (plataforma online), productos garantizados y atención especializada.
Al momento de instalar una empresa es sumamente importante equipar de manera adecuada los espacios en los que funcionarán las oficinas: áreas administrativa, gerencial, de operaciones, atención al público, entre otras. Es una estructura esencial en toda compañía, sea del ámbito que sea.
Dependerá del capital que se tenga la diversidad y cantidad de equipos, herramientas de trabajo, accesorios y componentes que tendrá este espacio, sin embargo, hay algunos que son esenciales, es decir, que no pueden faltar para realizar todas las actividades inherentes a una oficina.
Pasos para planificar el equipamiento de una oficina
El primer paso es hacer una lista de necesidades que esté acorde con el presupuesto que se tiene. Acto seguido es muy importante seleccionar un buen proveedor empresarial que ofrezca diversidad de productos y facilidades de compra.
Actualmente, equipar una oficina se puede hacer de manera rápida y segura a través de tiendas especializadas online, que cuentan con sitios web muy funcionales y ofrecen catálogos con más de 40 mil productos con garantía del fabricante, 100% originales. De hecho, cuentan con certificaciones que los avalan como canales oficiales de distribución de las mejores marcas.
Lo siguiente es determinar la distribución de las estaciones de trabajo, de acuerdo a qué tipo de actividades realiza cada área, y después definir los implementos y equipos que ahí se ubicarán de acuerdo con la lista que ya se ha elaborado.
¿Qué se necesita?
Hay varios elementos que son indispensables para el equipamiento de una oficina, uno de los esenciales es el mobiliario. Esto incluye escritorios, estantes, sillas, archiveros, mesas de trabajo, libreros, hasta los cubos de basura. No todos deben estar presentes en cada área de trabajo, todo va a depender de lo que se realice en cada espacio.
Así como el mobiliario es fundamental, igualmente lo son los ordenadores y software, sin ellos es prácticamente imposible la operatividad de una oficina. En lo que respecta al ordenador, elegir el tipo, su capacidad y accesorios, va a depender también de las actividades a realizar.
La conexión a internet y los equipos que esto implica forman otro aspecto esencial al momento de montar una oficina. Es lo que permite que los negocios se conecten con los clientes y con el entorno en general. El servicio de internet que se tenga debe ser cónsono con la operatividad y las necesidades de la empresa.
Las impresoras multifuncionales siguen siendo necesarias, a pesar de la transformación digital de las empresas, ya que algunos documentos se deben imprimir, cartas que deben tener acuse de recibo, entre otros.
Material de papelería tampoco puede faltar en una oficina. Esto incluye libretas, bolígrafos, pizarrones, hojas blancas, cintas adhesivas, grapadoras, plumones y más.
La iluminación es un aspecto primordial, ya que esta influye en el adecuado desempeño de las labores. Cuando no hay luces acordes, el trabajador se sentirá fatigado, presentará dolores de cabeza y problemas visuales. Debe tener luz natural y artificial, para esta última se necesitan lámparas y bombillas que se ajusten al diseño del espacio y cumplan bien su misión.
Los artículos decorativos, a pesar de no ser esenciales, son importantes porque influyen en la adecuación de un ambiente armónico, lo cual resulta motivador para los trabajadores y agradable para los visitantes.
Todo lo relacionado a la telefonía también es importante. Los teléfonos de oficina, centrales y los dispositivos móviles tales como tablets o smartphones son muy necesarios para mantener las comunicaciones tanto internas como externas de la oficina.
No hay que dejar de lado lo referente a los servicios básicos como agua y electricidad, así como tener al día todo lo relacionado con el mantenimiento de los equipos de la oficina.