En los últimos años se está extendiendo cada vez más el uso de un método de organización empresarial conocido como ‘kanban’ para facilitar los flujos de trabajo en multitud de compañías de todo el mundo. Este método tiene su origen en el Japón de los años 50, se traduce aproximadamente como ‘tablero visual’, y es una de las maneras más eficaces de reacomodar los flujos de trabajo en cualquier organización.
La historia del kanban nació en la empresa automovilística Toyota, donde comenzaron a usarse tableros para identificar el estado de las diferentes tareas que componían las cadenas de montaje de sus vehículos. El uso de estos tableros permitía marcar las tareas que se iban completando en cada instancia del montaje, y detectar las que estaban causando más demoras en la línea de producción.
La identificación de estos problemas mediante un sistema visual facilitaba la tarea de reorganizar la cadena de montaje para que los tiempos de cada tarea –o cada conjunto de tareas– se relacionaran mejor entre sí. De este modo, la cadena de montaje no se detenía en ningún momento a la espera de un componente o un ajuste, y todo el personal se encontraba en continuo movimiento.
Un sistema que se ha vuelto universal
Este método tan aparentemente sencillo terminó siendo revolucionario para Toyota, incrementando la productividad de sus fábricas hasta niveles nunca antes vistos. No pasó demasiado tiempo hasta que el método kanban pasara a extenderse a muchos otros ámbitos, con lo que dejó de quedar confinado a las instalaciones de Toyota y comenzó a ser común en multitud de empresas a nivel global.
Hoy en día, compañías como Agile Software han ido un paso más allá para diseñar software de gestión de proyectos basado en el método kanban. Este es el caso de Kanbanize by Businesssmap, una de las aplicaciones más utilizadas por empresas y organizaciones de todo el mundo para permitir la reorganización de los flujos de trabajo de manera mucho más dinámica y eficaz. Al contar con un software especializado, el método kanban permite optimizar aún más la producción.
La idea pasa por aprovechar la base del método ‘kanban’ –es decir, el uso de tarjetas y paneles visuales para la organización del trabajo– y trasladarla a un entorno informático donde no solo se puede aprovechar la asistencia visual de estos paneles, sino también su automatización. De este modo, la compleción de ciertas tareas permite activar de forma automática otras tareas asociadas a ellas, por poner un ejemplo.
La flexibilidad organizativa es la vía hacia la productividad
Con esta plataforma resulta mucho más sencillo organizar los flujos de trabajo desde una simple pantalla, hacer un seguimiento del estado de cada fase de un proyecto –o de cada equipo de trabajo–, o vincular diversos proyectos entre sí. En todo este proceso, el software permite identificar cualquier posible ‘cuello de botella’ que esté ralentizando una instancia mayor de producción, reajustando así la carga de tareas para prevenirlo.
Esta app está, además, optimizada para su integración con multitud de herramientas de trabajo online, incluyendo Microsoft Teams, Tableau, Google Drive, Zapier y muchas más. De este modo es mucho más sencillo integrar las tareas en su sistema y llevar un seguimiento de las mismas de manera local o remota, lo que permite la organización empresarial a todos los niveles de manera digital.
La productividad es la vía hacia el crecimiento
Lo que muchas compañías no terminan de ver –sobre todo pequeñas o medianas empresas que aún están comenzando su recorrido– es que una de las maneras más poderosas de mejorar sus resultados pasa por optimizar sus niveles de productividad. Herramientas como esta permiten a las empresas mejorar esta productividad sin necesidad de incorporar nuevos activos –nuevo personal, nuevas máquinas–, sino solo reorganizando los que ya hay.
El incremento en los beneficios generados por este aumento de la productividad facilita la escalabilidad de la empresa, lo que, a su vez, requiere de nuevos sistemas de organización. Aquí, de nuevo, entra en juego esta plataforma de Agile Software, administrando los nuevos flujos de trabajo y, una vez más, ajustándolos para alcanzar nuevamente los niveles de productividad óptimos con el personal y los recursos ya existentes.
La plataforma permite incluso identificar las carencias de una empresa, resaltando tareas que no están cumpliendo con los tiempos requeridos y que, dependiendo de los recursos con que se cuente, pueden requerir la contratación de nuevo personal o la compra de nuevas herramientas. De este modo se evita la contratación innecesaria del personal erróneo, reduciendo los costes, y, de nuevo, potenciando los beneficios de la compañía.